Pengurusan Pusat Sumber

Struktur Organisasi

Kakitangan Pentadbiran

Mengenalpasti Jenis Kemahiran Yang Diperlukan.

Umumnya terdapat 6 kemahiran yang diperlukan untuk pentadbiran dan pengurusan Pusat Sumber Sekolah (PSS). Antaranya;

* · Kemahiran Asas Sebagai Pentadbir :
o berkebolehan mendapatkan bantuan, sokongan dan kerjasama daripada pihak sekolah khususnya guru besar, guru-guru, PIBG dan sebagainya.
* · Kemahiran Sebagai Guru :
o berkemahiran memperolehi dan memilih bhan-bahan, berkerjasama merancang, dan menjalankan aktiviti-aktiviti pembelajaran dan pengajaran, memberi nasihat dan bantuan dalam penggunaan bahan-bahan kepada murid-murid dan guru-guru lain.
* · Kemahiran Sebagai Penghasil :
o berkebolehan mencipta dan menghasilkan bahan-bahan untuk pengajaran dan pembelajaran seperti kerja-kerja grafik, rakaman, fotografi dan sebagainya.
* · Kemahiran Sebagai Pustakawan :
o berkaitan dengan kemahiran Sains Perpustakaan untuk mengelolakan bahan-bahan serta ada kemahiran pengkatalogan, pengkelasan, penyediaan indeks, penyediaan bibliografi dan sebagainya. · Kemahiran Sebagai Juruteknik : sedikit kebolehan berkaitan pembaikan dan pemeliharaan alat-alat atau mesin di dalam PSS. Boleh membimbing dan membantu guru-guru serta murid menggunakan alatan dengan berkesan dan baik.
* · Kemahiran Sebagai Kerani :
o berkaitan dengan kerja-kerja perkeranian seperti taip-menaip, penduaan, penyusunan (filing), stamping, labelling sorting, dan menyemak.


Penubuhan Jawatankuasa Pusat Sumber Sekolah

Jawatankuasa Induk

Jawatankuasa ini menentukan keputusan-keputusan dan dasar-dasar yang penting dalam pengurusan PSS. Umumnya, Pengetua atau Guru Besar menjadi pengerusinya dan berkuasa menentukan dasar-dasar dan keputusan segera. Seterusnya Guru Penolong Kanan 1 mengisi jawatan Naib Pengerusi jawartankuasa ini. Jawatan Setiausaha seharusnya dilantik oleh Pengetua. Setiausaha akan bertindak sebagai Penyelaras Pusat Sumber Sekolah. Sebaiknya tugas ini diberikan kepada guru yangmenerima latihan khas dalam bidang Pengurusan Sumber Pengajaran dan Pembelajaran. Oleh sebab Pusat Sumber merupakan pusat aktiviti pembelajaran, ahli jawatankuasanya terdiri dari guru-guru kanan panitia mata pelajaran. Selain daripada itu, ahli PIBG juga boleh dimasukkan ke dalam jawatankuasa ini bagi tujuan pengaruh dan sumbangan. Sumbangan berfaedah yang boleh dilakukan oleh mereka antaranya melakukan tugas-tugas penyusunan bahan, pemprosesan bahan, perkhidmatan pinjaman dan pulangan dan aktiviti galakan membaca.

Jawatankuasa Kerja PSS

Ahli jawatankuasa ini menjalankan kerja-kerja berkaitan dengan pengurusan, organisasi, penghasilan dan penggunaan PSS seperti yang dirancangkan oleh Jawatankuasa Induk. Mereka terdiri dari guru-guru yang dikenalpasti oleh Pengetua/Guru Besar atau yang dicadangkan oleh Penyelaras PSS. Mereka adalah pembantu kepada Penyelaras dalam deskripsi tugas tertentu mengikut kepakaran masing-masing. Pengagihan kerja dilakukan oleh Penyelaras kepada ahli-ahli tersebut dan setiap mereka perlu mengetahui tugas yang dipertanggungjawabkan kepada mereka.Jawatankuasa Pengawas/Pembantu

Ini terdiri daripada;

* · Guru penyelaras sebagai pengerusi
* · Murid-murid yang mewakili tiap kelas sebagai ahli-ahli.
* · Lantikan mana-mana kakitangan sekolah yang berkebolehan dan berminat untuk membantu tugas perkeranian. Mungkin terdiri daripada pelayan pejabat, tukang kebun atau buruh am.
* · Juruteknik

Kemudahan Fizikal

Pertimbangan Umum

* Pengguna dan bilangannya
* Jenis perkhidmatan PSS
* Ruang-ruang untuk kegiatan PSS


Aspek Khusus

* Lokasi - Terletak di tempat berpusat dan senang dilawati - Sebaiknya berada di tingkat bawah atau tingkat pertama
* Kemungkinan pengubahsuaian - Ruang yang disediakan haruslah terletak di satu tempat yang dapat dikembangkan untuk keperluan masa depan. - Perabot hendaklah merupakan modular dan bukannya dimatikan supaya senang diubahsuai bila perlu.
* Suasana yang menarik - Keceriaan diutamakan
* Cahaya dan pengudaraan - Lokasi yang mempunyai kemasukan cahaya yang baik - Sistem pengudaraan yang sesuai (terdapat alat penyedut udara keluar).
* Accoustics - Pemeliharaan dari gangguan kesan bunyi - Sekurang-kurangnya lantai dialas getah serta kaki kerusi dan meja juga beralas.
* Punca kuasa - Pastikan punca kuasa elektrik mencukupi dan bersesuaian dengan bahan-bahan yang memerlukannya.
* Basin/Sinki Perlu disediakan berhampiran ruang kerja untuk kegunaan mencuci segala kekotoran.


Keluasan Ruang

Pada umumnya luas atau saiz PSS adalah bergantung kepada bilangan murid di sekolah-sekolah. Keluasan bagi bangunan-bangunan sekolah baru adalah berdasarkan bilangan bilik darjah yang terdapat di sekolah-sekolah sebagaimana yang digariskan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia. .


Alat perabot dan kelengkapan

* Antara alat perabot yang diperlukan di sesebuah PSS ialah : Meja Kerusi Rak buku (tinggi dan rendah) Kaunter edaran Almari Kabinet katalog kad Papan kenyataan Penyangga surat khabar Troli Kabinet fail tegak Rak majalah Karel pendengaran Rak carta Rak peta Tempat untuk rujukan ucapan
* Dewasa ini terdapat aliran baru bagi PSS iaitu menyediakan alat kelengkapan atau perabot yang modular, mudah bergerak dan bersifat serbaguna. Kriteria yang patut dipertimbangkan dalam menyediakan alat perabot ini ialah: - Mengikut ukuran standard untuk kegunaan PSS - Mudah dan selamat digunakan - Tahan lama - Berguna dan selesa - Indah dipandang - Padat dan menjimatkan ruang
* Bagi sekolah-sekolah yang tidak berkemampuan, pertimbangan yang teliti patut diberi iaitu menyediakan alat perabot berdasarkan keutamaan keperluan.
* Alat perabot yang dihantar oleh Kementerian Pendidikan ke PSS harus diberi perhatian agar ia tidak diselewengkan oleh pihak kontraktor dengan menghantar bekalan yang tidak sepatutnya. 5.4.5 Membuat pengubahsuaian
* Bagi sekolah yang tidak mempunyai bilik khas PSS, bilik-bilik biasa perlu diubahsuai.
* Dalam perancangan, keutamaan atau priority dalam penyediaan alat atau jenis perabot diambil kira secara berperingkat.
* Sekiranya terdapat kekurangan ruang, bahan-bahan boleh ditumpang di mana-mana bilik yang berhampiran.
* Sekolah yang tidak mempunyai ruang
o Bahan dan alat boleh disimpan di bilik guru.
o Bahan dan alat dipinjamkan kepada semua kelas.
o Setiap kelas harus mewujudkan sudut sumber * Kekurangan kemudahan fizikal bukan alasan untuk tidak langsung mewujudkan Pusat Sumber Sekolah.


Pentadbiran

Perolehan

* Pembelian umumnya dibuat 2 kali setahun iaitu sekali pada penggal pertama dan kali keduanya pada penggal kedua persekolahan. Bagaimanapun pembelian ini tertakluk kepada wang kerajaan yang ada serta melalui pembekal-pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. 6.1.2 Manakala pembelian melalui wang SUWA tidak semestinya melalui pembekal (vendor ) yang dilantik dan tempoh yang ditetapkan.
* Pembelian berdasarkan keseimbangan pembangunan koleksi dan koleksi berupa bahan buku dan perisian.

Rekod

Jenis-jenis rekod yang dicadangkan patut disimpan dan perlu dikemaskini:

* Buku Daftar Perolehan · Rekod Bahan Buku · Rekod Bahan Bukan Buku · Rekod Terbitan Berkala
* Rekod Pinjaman Bahan
* Rekod Penggunaan Bahan 6.2.5 Rekod Koleksi Bahan
* Simpanan Kira-kira Perbelanjaan (Kewangan)
* Rekod Pelupusan
* Rekod Lawatan

Pemprosesan Bahan

Bahan-bahan di dalam sesebuah pusat sumber itu perlu diproses sebelum diedarkan untuk penggunaan. Pentadbir atau penyelaras perlu menentukan piawaian dalam hal ini iaitu;

* Cop Hak Milik
* Poket dan Kad Buku
* Slip Tarikh Pulang
* Label Tulang Buku

Pengkatalogan dan Pengkelasan Bahan

Langkah paling penting perlu dilakukan bagi setiap bahan sumber di pusat sumber sekolah adalah menyediakan katalog dan pengkelasan. Dalam hal ini, seserang pentadbir atau penyelaras itu perlu menguasai kemahiran pengkelasan dan pengkatalogan ini dengan merujuk;

* AACR (Anglo-American Cataloguing Rules)
* Tajuk Perkara · Library Congress Subjects Heading · Perpustakaan Negara Malaysia
* DDC (Dewey Decimal Cataloguing) Edisi ke-21
* Jenis-jenis katalog yang perlu disediakan adalah
o · Senarai rak · Entri Pengarang
o · Entri Judul
o · Entri Perkara
o · Entri Tambahan

Penentuan Dasar Perancangan

Setiap pentadbir atau penyelaras PSS sesebuah sekolah itu perlu membuat perancangan mengikut keperluan sekolah. Antara faktor-faktor yang perlu diambil kira ialah;

* · Lokasi dan keadaan fizikal sekolah secara keseluruhannya.
* · Keadaan murid-murid : bilangan, peringkat umur, jantina, kebolehan, minat dan sebagainya.
* · Keadaan Pusat Sumber Sekolah (PSS) : bilik, ruang, perabot, dan koleksi alat dan bahan.
* · Keperluan kurikulum dan ko-kurikulum sekolah.
* · Tenaga kakitangan.
* · Keperluan untuk guru dan pengajaran.
* · Sumber kewangan.

Aspek-aspek perancangan

* Rancangan
o · Pembangunan fizikal dan alat perabot PSS
o · Pembangunan koleksi PSS (Alat dan Bahan)
o · Pertambahan kakitangan dan pembantu
o · Pertambahan sumber kewangan
o · Latihan untuk guru-guru di sekolah
* Perkhidmatan
o · Pinjaman/Rujukan
o · Pandang/dengar
o · Reprografi dan Cetakan
o · Fotografi
o · Rakaman
o · Nasihat dan bantuan

* Aktiviti
o · Pembacaan dan rancangan bacaan
o · Sesi bercerita
o · Pameran
o · Peraduan
o · Ceramah
o · Bengkel/Kursus
o · Kerja-kerja kumpulan
* Tempoh dan Butiran Perancangan .
* Segala butiran perancangan PSS dapat disediakan dalam sebuah 'Buku Biru' atau Rancangan Pembangunan Pusat Sumber Sekolah. Ini meliputi perancangan;
o · Jangka Pendek (semasa/se tahun)
o · Jangka Panjang (mengikut 'target' dalam beberapa tahun: 3 - 5 tahun dan sebagainya).
* Implikasi Kewangan

Dalam menyediakan perancangan tersebut, haruslah dinyatakan secara praktikal implikasi kewangan. Ini termasuk;

*
o · Sumber-sumber kewangan yang mungkin didapati
o · Anggaran perbelanjaan mengikut tahun-tahun yang berkenaan

Penilaian

Penilaian dibuat adalah di atas perkara-perkara berikut;

* Pilih buang : dilakukan untuk tujuan memberikan perkhidmatan yang lebih baik, bermutu, berkualiti dan sentiasa kemaskini. Aspek yang perlu diambilkira adalah;

*
o · bentuk fizikal bahan : kulit yang koyak, muka surat yang hilang, penjilid tanggal, gambar kabur, alatan rosak yang tidak boleh dibaiki lagi.
o · isi dan maklumat hilang, tidak sesuai dari segi ejaan/perbendaharaan kata, fakta dan maklumat tidak sesuai dengan masa, maklumat mengelirukan dan kesan negatif.
o · aspek teknikal dan teknik persembahan yang tidak sesuai lagi. *Proses pilih buang perlu dibuat sekali dalam tempoh 3 tahun
* Stok Inventori (dilakukan 3 tahun sekali)
o · Menyemak bahan yang hilang
o · Semak dan baiki bahan yang rosak
* Menganalisa rekod penggunaan dan pinjaman pengguna
* Fail Kuasa Penyediaan Fail Kuasa adalah perlu bagi menentukan dasar dan peraturan yang dipakai oleh sesuatu pentadbiran PSS itu. Ia juga menjadi sumber rujukan piawaian dalam mentadbir sesebuah PSS untuk menjamin mutu perkhidmatannya. Aspek-aspek yang perlu diberi perhatian di dalam Fail Kuasa ialah;
* Pengurusan
o · Kewangan
o · Kakitangan

* Pentadbiran
o · Proses teknik
o · Perubahan-perubahan pengkatalogan dan pentadbiran
o · Peraturan pusat sumber
o · Prosedur kerja dan carta alir
o · Senarai tugas kakitangan PSS
* Perkembangan PSS
o · Pembangunan Koleksi
o · Aktiviti PSS
o · Bangunan PSS

Peraturan dan Panduan

PSS Ini adalah berkaitan denga penggunaan Pusat Sumber Sekolah secara keseluruhannya. Sekurang-kurangnya ada 2 jenis peraturan dan panduan yang patut disediakan:

* Untuk murid-murid Ditegaskan bagi perkara-perkara berikut;
o · Masa PSS dibuka
o · Pinjaman : bilangan bahan dan tempoh dipinjam seperti maksima 2 buah buku dalam tempoh 3 hari.
o · Keselamatan bahan-bahan PSS
o · Kebersihan PSS
o · Disiplin dan lain-lain
* Untuk Kakitangan/Guru Mesti ditegaskan perkara-perkara berikut;
o · Bahan-bahan yang boleh diguna dan dipinjam
o · Jadual dan masa menggunakan dan meminjam bahan-bahan
o · Cara peminjaman dilakukan dan sebagainya.
* Sistem Pinjaman Bahan Buku (menggunakan Sistem Brown yakni kad biasa)
o · Pinjaman biasa
o · Pinjaman buku-buku 'red-spot'
o · Pinjaman berkelompok (bulk-loan) 5.9.1.2 Bahan Bukan Buku
o · Perlu ada suatu sistem pinjaman yang mudah tetapi sistematik untuk pinjaman 'hardware' · Perlu disediakan satui sistem pinjaman yang mudah untuk bahan bukan buku (software}
* Pengurusan Penggunaan Rancanga Radio/TV Pendidikan
o Pengurusan Penggunaan
+ Penggunaan nota-nota guru dengan sebaik-baiknya
+ Menyediakan bilik tayangan bagi mengikuti rancanagan TV/Tadio Pendidikan denga cara yang berkesan