Garis Panduan dan Piawaian Pengurusan Pusat Sumber Sekolah

1. Pendahuluan
Sistem pendidikan di Malaysia kini telah melangkah ke suatu era yang lebih mencabar. Selaras dengan itu kemudahan perkhidmatan maklumat yang sedia ada di pusat-pusat sumber sekolah di seluruh Malaysia perlu dipertingkatkan supaya memenuhi citarasa pendidikan semasa. Justeru itu, pembangunan pusat sumber sekolah (PSS) secara yang lebih ideal akan lebih mudah dilaksanakan sekiranya satu garis panduan beserta piawaian yang lengkap bagi membantu pengurusan pusat sumber sekolah dari segi :
• Perkhidmatan
• Perkembangan Koleksi
• Struktur Organisasi
• Kemudahan Fizikal
• Pentadbiran
2. Perkhidmatan
2.1 Pertimbangan umum
• Perkhidmatan yang disediakan oleh PSS haruslah menyokong pengajaran dan pembelajaran selaras dengan kurikulum.
• PSS hendaklah menyediakan program-program yang bertujuan mengmbangkan kemahiran mencari maklumat untuk pembelajaran kendiri dan sepanjang hayat.
o Perkhidmatan yang baik haruslah merangkumi :
o Pengajaran dan pendedahan dalam penggunaan PSS yang berkesan.
o Panduan kepada bahan yang diperlukan.
o Penyebaran maklumat.
• Perkhidmatan yang diberikan hendaklah adil kepada semua pengguna. (pendemokrasian maklumat).
• Untuk mengoptimumkan akses kepada kandungan koleksi, pihak pusat sumber haruslah menyelenggara dan mengemaskinikan rekod-rekod koleksi yang lengkap dan konsisten serta selari dengan piawaian khusus.
2.2 Perkhidmatan Perpustakaan
• Kemudahan pembacaan (rujukan dan pinjaman).
• Panduan dan perkhidmatan pembaca dan pengguna.
o Orientasi perpustakaan
o Panduan pengguna (user guide)
o Penggunaan kad katalog
o Kesedaran isu-isu semasa
o Panduan penggunaan internet
• Perkhidmatan maklumat
o Pameran dan promosi maklumat
o Pinjaman bahan bacaan dari Pusat Kegiatan Guru (PKG) dan Pusat Sumber Negeri (PSPN).
2.3 Perkhidmatan Teknologi Pendidikan
Kemudahan penggunaan bilik Alat Bantu Mengajar (ABM) dan bilik Alat Pandang Dengar (APD) termasuk bilik tayang.
• Memberi khidmat nasihat penggunaan alat.
• Menyediakan peralatan untuk semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran di sekolah.
• Kemudahan membuat rakaman.
• Membantu penghasilan media pengajaran dan pembelajaran.
• Kemudahan pinjaman bahan media pengajaran dan pembelajaran.
2.4 Perkhidmatan Penerbitan dan Dokumentasi
• Khidmat nasihat penghasilan bahan-bahan pengajaran dan pembelajaran.
• Menerbitkan majalah, brosur, buletin, risalah, 'blue print' sekolah dan apa-apa bahan yang berkaitan dengan kegiatan di sekolah.
• Mencetak bahan-bahan penerbitan sekolah.
• Merekod dan menyimpan bahan-bahan terbitan sekolah.
2.5 Polisi Perkhidmatan
• Keahlian Keahlian Terbuka
o Semua murid atau pelajar
o Semua guru
o Staf sokongan Keahlian Terhad (dengan syarat mendapat izin pihak pentadbir sekolah)
 Ahli Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG)
 Persatuan murid tua / Bekas pelajar
• Bahan hilang
o Pengguna hendaklah menggantikan bahan-bahan pinjaman yang hilang atau membayar harga bahan-bahan tersebut.
o Sekiranya pengguna gagal melakukan perkara (a), pihak sekolah akan menahan keputusan-keputusan peperiksaan atau menahan dokumen-dokumen pelajar terbabit seperti sijil tamat sekolah dan sebagainya.
• 2.5.3 Denda lewat Denda 10 sen sehari bagi setiap bahan di rak terbuka dan 30 sen sejam bagi koleksi bertanda merah bagi setiap pengguna.
• 2.5.4 Bayaran perkhidmatan internet dikenakan mengikut tempoh masa seseorang pengguna yang menggunakan perkhidmatan tersebut.
• 2.5.5 Pinjaman Buku Bilangan maksima buku yang boleh dipinjam oleh setiap pengguna ialah: 1 buah buku : Ahli terhad (jika ada) 2 buah buku : pelajar 3 buah buku : Pengawas perpustakaan 6 buah buku : Staf sekolah


3. Perkembangan Koleksi
3.1 Objektif
• Menetapkan piawaian asas bagi pembangunan atau pembinaan koleksi bahan PSS.
• Memastikan keseimbangan koleksi dari segi kuantiti dan kualiti bahan.
• Memberi panduan kepada pembangunan pembinaan koleksi.
• Memastikan terdapat keseragaman dalam proses penilaian, pemilihan dan perolehan koleksi bahan.
• Memastikan keseimbangan dari segi pembahagian koleksi selaras dengan keperluan pengguna.
3.2 Dasar pemilihan umum
• Perolehan bahan PSS hendaklah selaras dengan keperluan Falsafah Pendidikan Negara.
• Membuat cadangan perolehan melalui jawatankuasa induk PSS yang terdiri daripada ketua-ketua panitia mata pelajaran.
• Perolehan adalah berdasarkan kepada kehendak kurikulum dan kokurikulum sekolah serta minat pengguna.
• Membuat kajian ke atas aliran penggunaan bahan dan statistik koleksi semasa.
• Perkara yang perlu dititik beratkan dalam pemilihan bahan :
o Boleh menyokong proses pendidikan berasaskan perbezaan minat, kebolehan dan tahap pemikiran pengguna.
o Mengisi keperluan kurikulum dan kokurikulum sekolah.
o Menambah ilmu pengetahuan pengguna
o Meningkatkan kemahiran berfikir secara kritis dan kreatif.
o Memperkayakan perbendaharaan kata pengguna.
o Memupuk semangat integrasi nasional.
o Membina akhlak mulia.
o Membina sikap tanggungjawab pengguna terhadap agama, bangsa dan tanah air.
3.3 Pembinaan koleksi bahan
Pembinaan koleksi bahan perolehan pusat sumber hendaklah berunsurkan:
• Kekemaskinian
• Kepelbagaian jenis
• Kecukupan bahan
• Keseimbangan agihan koleksi
• Keseimbangan agihan jenis bahan
• Keseimbangan dari segi aliran bahasa
• Menolak sebarang bentuk bahan yang mengandungi perkara yang bertentangan dengan undang-undang negara.


3.4 Setiap cadangan perolehan bahan

Ia hendaklah dibuat melalui borang yang dikeluarkan oleh PSS. Pihak pentadbir sekolah dengan kerjasama penyelaras PSS serta ahli jawatankuasa induk yang bertanggungjawab sama ada menerima atau menolak sesuatu cadangan itu.

3.5 Alat-Alat Pemilihan Bahan Cetak

Alat-alat pemilihan yang boleh digunakan bagi memilih bahan bacaan di Pusat Sumber Sekolah adalah seperti berikut :

• Senarai buku yang disediakan oleh Seksyen Pusat Sumber, Bahagian Teknologi Pendidikan, Kementerian Pendidikan Malaysia iaitu : Senarai Buku Pusat Sumber untuk Sekolah Rendah dan Menengah.
• Senarai perolehan perpustakaan awam.
• Senarai buku-buku dalam bahasa Melayu yang diterbitkan oleh Perpustakaan Negara Malaysia.
• Katalog penerbit dan pembekal.
• Bibliografi seperti :
o Bibliografi Negara Malaysia
o Bibliografi terbitan UNESCO dan UNICEF
• Ulasan-ulasan buku dari media massa.
• Ulasan penerbitan buku kanak-kanak seperti Children's Literature Review.
• Alat-alat pemilihan lain yang diperakukan dari semasa ke semasa. Nota : Untuk memperolehi judul-judul surat khabar, majalah atau keratan persidangan yang tertentu, pihak sekolah boleh juga merujuk kepada indeks-indeks yang diterbitkan oleh Perpustakaan Negara Malaysia.
o Indeks Majalah Malaysia
o Indeks Surat Khabar
o Indeks Persidangan Malaysia

3.6 Agihan Bahan Bacaan Koleksi

Bahan bacaan PSS hendaklah menggambarkan kepelbagaian aliran bahasa yang digunakan di sekolah-sekolah, jenis bahan dan tahap peringkat sekolah.

• Agihan Mengikut Aliran Bahasa Agihan ini hendaklah dibuat berdasarkan jumlah waktu penggunaan sesuatu bahasa di sesebuah sekolah supaya murid-murid berpeluang mendapat bahan bacaan untuk memperkaya dan mengukuhkan penguasaan bahasa pengantar, bahasa kedua dan bahan-bahan lain.

Jenis -jenis Sekolah Bahasa Melayu (%) Bahasa Inggeris (%) Lain-lain (% )
Sekolah Kebangsaan dan
Sekolah Rendah Kebangsaan lebih kurang 70 lebih kurang 25 lebih kurang 5
Sekolah Rendah Jenis
Kebangsaan (Cina) lebih kurang 30 lebih kurang 10 lebih kurang 60
Sekolah Rendah Jenis
Kebangsaan (Tamil) lebih kurang 30 lebih kurang 10 lebih kurang 60
Sekolah Menengah lebih kurang 65 lebih kurang 30 lebih kurang 05
(Jadual 1)
o Agihan ini berpandukan kepada kurikulum dan kokurikulum sekolah.
o Agihan ini suatu yang unggul tetapi pihak sekolah boleh mengubahsuai mengikut keperluan masing-masing. Ia juga berdasarkan kepada jumlah koleksi dan bukan perbelanjaan peruntukan kewangan.
(b) Agihan Mengikut Jenis Bahan
Peringkat Sekolah Fiksyen (%) Bukan Fiksyen (%) Terbitan Berkala dan Bahan Khusus
Sekolah Rendah 65 25 10
Sekolah Men.Rendah 45 40 15
Sekolah Men.Atas 40 45 15
(Jadual 2)
• Agihan ini mengikut peratusan yang berdasarkan kepada jumlah bilangan naskhah.
o Bahan bacaan fiksyen diberi keutamaan di peringkat sekolah rendah dan menengah kerana bahan ini lebih diminati, lebih banyak digunakan oleh murid-murid peringkat ini dan akan menjadi asas kepada pembentukan budaya membaca.
o Bahan bacaan bukan fiksyen diberi keutamaan di peringkat sekolah menengah atas kerana bahan ini banyak diperlukan sebagai bahan rujukan dalam proses pengajaran dan pembelajaran di peringkat ini.
o Sekolah-sekolah yang mempunyai kelas Tingkatan Enam perlu memberi perhatian untuk melebihkan bahan bukan fiksyen dan Terbitan Berkala.
• Agihan Mengikut Tahap Peringkat Sekolah Agihan bahan hendaklah didasarkan juga kepada kesesuaian bahan-bahan mengikut tahap kebolehan murid-murid membaca di tiap-tiap peringkat sekolah.
• Nisbah Buku - Murid Jenis Sekolah Jumlah Murid Stok Minumum diperlukan Pertambahan Buku Baru Sekolah Rendah
Jenis Sekolah Jumlah Murid Stok Minima Yang Diperlukan Pertambahan Buku Baru
Sekolah Rendah 1. Kurang 250 buah.
2.Lebih daripada 250 buah. 2000 buah buku
Sebuah buku setiap murid. 1 - 2 buah setiap murid setahun
Sekolah Menengah 1. Kurang daripada 1000 buah
2. Yang ada Ting. 6 8000 buah buku
14 buah buku setiap seorang murid Tingkatan Enam. 3 - 4 murid setiap tahun
(Jadual 3)


3.7 Bahan Terbitan Berkala
• Terbitan berkala merupakan bahan bacaan yang diterbitkan mengikut kekerapan tertentu. .
• Koleksi asas terbitan berkala : Surat khabar Majalah Jurnal Brosur Lain-lain
• Alat-alat pemilihan bahan terbitan berkala sama seperti bahan monograf.
• Agihan bahan terbitan berkala (Rujuk jadual 2).
3.8 Bahan Bukan Cetak
• Bahan bukan cetak termasuk bahan-bahan seperti pita audio, video, slaid, gambar, carta, perisian komputer dan sebagainya.
• Alat pemilihan bahan bukan cetak :
o Senarai bahan PSS untuk sekolah rendah dan menengah yang diterbitkan oleh Bahagian Teknologi Pendidikan, Kementerian Pendidikan Malaysia (BTP).
o Bibliografi dan senarai perolehan lain-lain institusi pendidikan dan perpustakaan.
o Pangkalan Data atas talian
o Bibliografi perkara
o Katalog, brosur, iklan oleh penerbit atau pengeluar
o Ulasan bahan dari jurnal dan lain-lain bahan cetak
• Dasar pemilihan khusus untuk bahan bukan cetak Pemilihan, penilaian dan perolehan bahan bukan cetak pada asasnya adalah berdasarkan kepada prinsip-prinsip pemilihan bahan bercetak. Ia mengambil kira aspek-aspek seperti warna, sound track, format, ulasan selari, subtitle dan lain-lain. Kriteria-kriteria lain yang perlu dititik beratkan ialah :
o Isi kandungan bahan mesti menyokong keperluan kurikulum atau mempunyai potensi untuk digunakan merentasi kurikulum.
o Isi kandungan hendaklah pada tahap yang bersesuaian dengan subjek dan tahap akademik pengguna.
o Kewibawaan penerbit atau pengeluar
o Kekinian bahan
o Kos keberkesanan berbanding dengan bahan cetak
o Bahan bahasa Melayu diberi keutamaan kecuali jika bahasa lain menjadi asas kepada program berkenaan.
o Ketahanan fizikal bahan
o Unsur-unsur komersial yang tidak mengganggu/menyimpang daripada tema dan isi kandungan utama diterima.
o Berkualiti dan berjenama
o Mudah mendapat kepakaran servis dan kos yang berpatutan.
o Senang dapat alat ganti
o Bahan asal
o Terdapat permintaan dan keperluan pengguna
o Ada ruang
o Selamat digunakan
• Peruntukan Bahan Bukan Cetak Berdasarkan kepada populasi sekolah yang mengandungi 1000 pelajar dan 80 orang guru adalah dicadangkan koleksi tersebut bermula pada 1000 unit bahan bukan cetak. Tambahan pada kadar 1 : 3 atau 200 unit bahan hendaklah dilaksanakan pada tahun-tahun berikutnya.
Jadual 4 : Koleksi Asas Bahan Bukan Cetak
Software Hardware
Slaid Pemain Pita Audio/Video
Pita Audio dan Video Projektor Filem & Transparensi
CD-ROM Komputer
Disket Kamera Video
Kit Skrin
Transparensi Mesin Fotostat
Diorama Direct Projektor
Carta Pencetak
• 3.9 Bahan-bahan yang dilarang
• Perolehan bahan-bahan berikut hendaklah ditegah di Pusat Sumber Sekolah :
o Bahan/unsur yang boleh meracuni fikiran pengguna dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani.
o Melunturkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan
o Menyekat penerimaan ilmu pengetahuan yang berguna
o Merosakkan akhlak
o Menghalang pembinaan sahsiah yang seimbang dan bersepadu
o Berunsur seks, keganasan, tahyul atau isi kandungan yang bercanggah dengan dasar negara, politik dan nilai budaya Malaysia
• 3.10 Pilihbuang
o Penilaian berterusan dan penarikan keluar bahan perlu dilaksanakan oleh PSS sekurang-kurangnya 5 tahun sekali. Ia bertujuan menentukan hanya bahan yang sesuai serta memenuhi keperluan yang terdapat dalam garis panduan ini. Peraturan/dasar pemilihan umum dalam dokumen ini hendaklah dititikberatkan sebelum perkara di bawah diambil kira.
o Bentuk Fizikal
 Kulit yang koyak, muka surat yang hilang, penjilid tanggal, gambar kabur dan tidak dapat dibaik pulih.
 Bahan yang rosak, koyak dan buruk (fizikalnya).
• Isi dan Maklumat
o Maklumat yang mengelirukan dan menimbul kesan negatif
o Fakta yang tidak sesuai
o Ketidaksuaian dari segi ejaan dan kosa kata
o Isi yang tidak sesuai
• Bahan yang berkualiti rendah dan tiruan
o Huruf kecil dan kertas bertukar warna
• Aspek Teknikal
o Teknik persembahan yang tidak sesuai


3.11 Sumber Perolehan
Sumber perolehan pembinaan koleksi bahan PSS boleh dilaksanakan berdasarkan faktor berikut :
• Pembelian
• Hadiah/Sumbangan
• Pengumpulan dari penerbitan pertubuhan/agensi
• Pengumpulan/penjilidan bahan seperti keratan akhbar, fail tegak, buku skrap dan sebagainya.
• Pertukaran bahan penerbitan
4. Struktur Organisasi
Kakitangan Pentadbiran
4.1 Mengenalpasti Jenis Kemahiran Yang Diperlukan.
Umumnya terdapat 6 kemahiran yang diperlukan untuk pentadbiran dan pengurusan Pusat Sumber Sekolah (PSS). Antaranya;
• • Kemahiran Asas Sebagai Pentadbir :
o berkebolehan mendapatkan bantuan, sokongan dan kerjasama daripada pihak sekolah khususnya guru besar, guru-guru, PIBG dan sebagainya.
• • Kemahiran Sebagai Guru :
o berkemahiran memperolehi dan memilih bhan-bahan, berkerjasama merancang, dan menjalankan aktiviti-aktiviti pembelajaran dan pengajaran, memberi nasihat dan bantuan dalam penggunaan bahan-bahan kepada murid-murid dan guru-guru lain.
• • Kemahiran Sebagai Penghasil :
o berkebolehan mencipta dan menghasilkan bahan-bahan untuk pengajaran dan pembelajaran seperti kerja-kerja grafik, rakaman, fotografi dan sebagainya.
• • Kemahiran Sebagai Pustakawan :
o berkaitan dengan kemahiran Sains Perpustakaan untuk mengelolakan bahan-bahan serta ada kemahiran pengkatalogan, pengkelasan, penyediaan indeks, penyediaan bibliografi dan sebagainya. • Kemahiran Sebagai Juruteknik : sedikit kebolehan berkaitan pembaikan dan pemeliharaan alat-alat atau mesin di dalam PSS. Boleh membimbing dan membantu guru-guru serta murid menggunakan alatan dengan berkesan dan baik.
• • Kemahiran Sebagai Kerani :
o berkaitan dengan kerja-kerja perkeranian seperti taip-menaip, penduaan, penyusunan (filing), stamping, labelling sorting, dan menyemak.



4.2 Penubuhan Jawatankuasa Pusat Sumber Sekolah
4.2.1 Jawatankuasa Induk
Jawatankuasa ini menentukan keputusan-keputusan dan dasar-dasar yang penting dalam pengurusan PSS. Umumnya, Pengetua atau Guru Besar menjadi pengerusinya dan berkuasa menentukan dasar-dasar dan keputusan segera. Seterusnya Guru Penolong Kanan 1 mengisi jawatan Naib Pengerusi jawartankuasa ini. Jawatan Setiausaha seharusnya dilantik oleh Pengetua. Setiausaha akan bertindak sebagai Penyelaras Pusat Sumber Sekolah. Sebaiknya tugas ini diberikan kepada guru yangmenerima latihan khas dalam bidang Pengurusan Sumber Pengajaran dan Pembelajaran. Oleh sebab Pusat Sumber merupakan pusat aktiviti pembelajaran, ahli jawatankuasanya terdiri dari guru-guru kanan panitia mata pelajaran. Selain daripada itu, ahli PIBG juga boleh dimasukkan ke dalam jawatankuasa ini bagi tujuan pengaruh dan sumbangan. Sumbangan berfaedah yang boleh dilakukan oleh mereka antaranya melakukan tugas-tugas penyusunan bahan, pemprosesan bahan, perkhidmatan pinjaman dan pulangan dan aktiviti galakan membaca.
4.2.2 Jawatankuasa Kerja PSS
Ahli jawatankuasa ini menjalankan kerja-kerja berkaitan dengan pengurusan, organisasi, penghasilan dan penggunaan PSS seperti yang dirancangkan oleh Jawatankuasa Induk. Mereka terdiri dari guru-guru yang dikenalpasti oleh Pengetua/Guru Besar atau yang dicadangkan oleh Penyelaras PSS. Mereka adalah pembantu kepada Penyelaras dalam deskripsi tugas tertentu mengikut kepakaran masing-masing. Pengagihan kerja dilakukan oleh Penyelaras kepada ahli-ahli tersebut dan setiap mereka perlu mengetahui tugas yang dipertanggungjawabkan kepada mereka.
4.2.3 Jawatankuasa Pengawas/Pembantu
Ini terdiri daripada;
• • Guru penyelaras sebagai pengerusi
• • Murid-murid yang mewakili tiap kelas sebagai ahli-ahli.
• • Lantikan mana-mana kakitangan sekolah yang berkebolehan dan berminat untuk membantu tugas perkeranian. Mungkin terdiri daripada pelayan pejabat, tukang kebun atau buruh am.
• • Juruteknik





5. Kemudahan Fizikal
5.1 Pertimbangan Umum
• Pengguna dan bilangannya
• Jenis perkhidmatan PSS
• Ruang-ruang untuk kegiatan PSS
5.2 Aspek Khusus
• Lokasi - Terletak di tempat berpusat dan senang dilawati - Sebaiknya berada di tingkat bawah atau tingkat pertama
• Kemungkinan pengubahsuaian - Ruang yang disediakan haruslah terletak di satu tempat yang dapat dikembangkan untuk keperluan masa depan. - Perabot hendaklah merupakan modular dan bukannya dimatikan supaya senang diubahsuai bila perlu.
• Suasana yang menarik - Keceriaan diutamakan
• Cahaya dan pengudaraan - Lokasi yang mempunyai kemasukan cahaya yang baik - Sistem pengudaraan yang sesuai (terdapat alat penyedut udara keluar).
• Accoustics - Pemeliharaan dari gangguan kesan bunyi - Sekurang-kurangnya lantai dialas getah serta kaki kerusi dan meja juga beralas.
• Punca kuasa - Pastikan punca kuasa elektrik mencukupi dan bersesuaian dengan bahan-bahan yang memerlukannya.
• Basin/Sinki Perlu disediakan berhampiran ruang kerja untuk kegunaan mencuci segala kekotoran.
5.3 Keluasan Ruang
Pada umumnya luas atau saiz PSS adalah bergantung kepada bilangan murid di sekolah-sekolah. Keluasan bagi bangunan-bangunan sekolah baru adalah berdasarkan bilangan bilik darjah yang terdapat di sekolah-sekolah sebagaimana yang digariskan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia. .
5.4 Alat perabot dan kelengkapan
• Antara alat perabot yang diperlukan di sesebuah PSS ialah : Meja Kerusi Rak buku (tinggi dan rendah) Kaunter edaran Almari Kabinet katalog kad Papan kenyataan Penyangga surat khabar Troli Kabinet fail tegak Rak majalah Karel pendengaran Rak carta Rak peta Tempat untuk rujukan ucapan
• Dewasa ini terdapat aliran baru bagi PSS iaitu menyediakan alat kelengkapan atau perabot yang modular, mudah bergerak dan bersifat serbaguna. Kriteria yang patut dipertimbangkan dalam menyediakan alat perabot ini ialah: - Mengikut ukuran standard untuk kegunaan PSS - Mudah dan selamat digunakan - Tahan lama - Berguna dan selesa - Indah dipandang - Padat dan menjimatkan ruang
• Bagi sekolah-sekolah yang tidak berkemampuan, pertimbangan yang teliti patut diberi iaitu menyediakan alat perabot berdasarkan keutamaan keperluan.
• Alat perabot yang dihantar oleh Kementerian Pendidikan ke PSS harus diberi perhatian agar ia tidak diselewengkan oleh pihak kontraktor dengan menghantar bekalan yang tidak sepatutnya. 5.4.5 Membuat pengubahsuaian
• Bagi sekolah yang tidak mempunyai bilik khas PSS, bilik-bilik biasa perlu diubahsuai.
• Dalam perancangan, keutamaan atau priority dalam penyediaan alat atau jenis perabot diambil kira secara berperingkat.
• Sekiranya terdapat kekurangan ruang, bahan-bahan boleh ditumpang di mana-mana bilik yang berhampiran.
• Sekolah yang tidak mempunyai ruang
o Bahan dan alat boleh disimpan di bilik guru.
o Bahan dan alat dipinjamkan kepada semua kelas.
o Setiap kelas harus mewujudkan sudut sumber * Kekurangan kemudahan fizikal bukan alasan untuk tidak langsung mewujudkan Pusat Sumber Sekolah.
6. Pentadbiran
6.1 Perolehan
• Pembelian umumnya dibuat 2 kali setahun iaitu sekali pada penggal pertama dan kali keduanya pada penggal kedua persekolahan. Bagaimanapun pembelian ini tertakluk kepada wang kerajaan yang ada serta melalui pembekal-pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. 6.1.2 Manakala pembelian melalui wang SUWA tidak semestinya melalui pembekal (vendor ) yang dilantik dan tempoh yang ditetapkan.
• Pembelian berdasarkan keseimbangan pembangunan koleksi dan koleksi berupa bahan buku dan perisian.
6.2 Rekod
Jenis-jenis rekod yang dicadangkan patut disimpan dan perlu dikemaskini:
• Buku Daftar Perolehan • Rekod Bahan Buku • Rekod Bahan Bukan Buku • Rekod Terbitan Berkala
• Rekod Pinjaman Bahan
• Rekod Penggunaan Bahan 6.2.5 Rekod Koleksi Bahan
• Simpanan Kira-kira Perbelanjaan (Kewangan)
• Rekod Pelupusan
• Rekod Lawatan
6.3 Pemprosesan Bahan
Bahan-bahan di dalam sesebuah pusat sumber itu perlu diproses sebelum diedarkan untuk penggunaan. Pentadbir atau penyelaras perlu menentukan piawaian dalam hal ini iaitu;
• Cop Hak Milik
• Poket dan Kad Buku
• Slip Tarikh Pulang
• Label Tulang Buku

6.4 Pengkatalogan dan Pengkelasan Bahan
Langkah paling penting perlu dilakukan bagi setiap bahan sumber di pusat sumber sekolah adalah menyediakan katalog dan pengkelasan. Dalam hal ini, seserang pentadbir atau penyelaras itu perlu menguasai kemahiran pengkelasan dan pengkatalogan ini dengan merujuk;
• AACR (Anglo-American Cataloguing Rules)
• Tajuk Perkara • Library Congress Subjects Heading • Perpustakaan Negara Malaysia
• DDC (Dewey Decimal Cataloguing) Edisi ke-21
• Jenis-jenis katalog yang perlu disediakan adalah
o • Senarai rak • Entri Pengarang
o • Entri Judul
o • Entri Perkara
o • Entri Tambahan
6.5 Penentuan Dasar Perancangan
Setiap pentadbir atau penyelaras PSS sesebuah sekolah itu perlu membuat perancangan mengikut keperluan sekolah. Antara faktor-faktor yang perlu diambil kira ialah;
• • Lokasi dan keadaan fizikal sekolah secara keseluruhannya.
• • Keadaan murid-murid : bilangan, peringkat umur, jantina, kebolehan, minat dan sebagainya.
• • Keadaan Pusat Sumber Sekolah (PSS) : bilik, ruang, perabot, dan koleksi alat dan bahan.
• • Keperluan kurikulum dan ko-kurikulum sekolah.
• • Tenaga kakitangan.
• • Keperluan untuk guru dan pengajaran.
• • Sumber kewangan.
6.6 Aspek-aspek perancangan
• Rancangan
o • Pembangunan fizikal dan alat perabot PSS
o • Pembangunan koleksi PSS (Alat dan Bahan)
o • Pertambahan kakitangan dan pembantu
o • Pertambahan sumber kewangan
o • Latihan untuk guru-guru di sekolah
• Perkhidmatan
o • Pinjaman/Rujukan
o • Pandang/dengar
o • Reprografi dan Cetakan
o • Fotografi
o • Rakaman
o • Nasihat dan bantuan


• Aktiviti
o • Pembacaan dan rancangan bacaan
o • Sesi bercerita
o • Pameran
o • Peraduan
o • Ceramah
o • Bengkel/Kursus
o • Kerja-kerja kumpulan
• Tempoh dan Butiran Perancangan .
• Segala butiran perancangan PSS dapat disediakan dalam sebuah 'Buku Biru' atau Rancangan Pembangunan Pusat Sumber Sekolah. Ini meliputi perancangan;
o • Jangka Pendek (semasa/se tahun)
o • Jangka Panjang (mengikut 'target' dalam beberapa tahun: 3 - 5 tahun dan sebagainya).
• Implikasi Kewangan
Dalam menyediakan perancangan tersebut, haruslah dinyatakan secara praktikal implikasi kewangan. Ini termasuk;
o • Sumber-sumber kewangan yang mungkin didapati
o • Anggaran perbelanjaan mengikut tahun-tahun yang berkenaan
6.7 Penilaian
Penilaian dibuat adalah di atas perkara-perkara berikut;
• Pilih buang : dilakukan untuk tujuan memberikan perkhidmatan yang lebih baik, bermutu, berkualiti dan sentiasa kemaskini. Aspek yang perlu diambilkira adalah;
o • bentuk fizikal bahan : kulit yang koyak, muka surat yang hilang, penjilid tanggal, gambar kabur, alatan rosak yang tidak boleh dibaiki lagi.
o • isi dan maklumat hilang, tidak sesuai dari segi ejaan/perbendaharaan kata, fakta dan maklumat tidak sesuai dengan masa, maklumat mengelirukan dan kesan negatif.
o • aspek teknikal dan teknik persembahan yang tidak sesuai lagi. *Proses pilih buang perlu dibuat sekali dalam tempoh 3 tahun
• Stok Inventori (dilakukan 3 tahun sekali)
o • Menyemak bahan yang hilang
o • Semak dan baiki bahan yang rosak
• Menganalisa rekod penggunaan dan pinjaman pengguna
• Fail Kuasa Penyediaan Fail Kuasa adalah perlu bagi menentukan dasar dan peraturan yang dipakai oleh sesuatu pentadbiran PSS itu. Ia juga menjadi sumber rujukan piawaian dalam mentadbir sesebuah PSS untuk menjamin mutu perkhidmatannya. Aspek-aspek yang perlu diberi perhatian di dalam Fail Kuasa ialah;
• Pengurusan
o • Kewangan
o • Kakitangan

• Pentadbiran
o • Proses teknik
o • Perubahan-perubahan pengkatalogan dan pentadbiran
o • Peraturan pusat sumber
o • Prosedur kerja dan carta alir
o • Senarai tugas kakitangan PSS
• Perkembangan PSS
o • Pembangunan Koleksi
o • Aktiviti PSS
o • Bangunan PSS
6.9 Peraturan dan Panduan
PSS Ini adalah berkaitan denga penggunaan Pusat Sumber Sekolah secara keseluruhannya. Sekurang-kurangnya ada 2 jenis peraturan dan panduan yang patut disediakan:
• Untuk murid-murid Ditegaskan bagi perkara-perkara berikut;
o • Masa PSS dibuka
o • Pinjaman : bilangan bahan dan tempoh dipinjam seperti maksima 2 buah buku dalam tempoh 3 hari.
o • Keselamatan bahan-bahan PSS
o • Kebersihan PSS
o • Disiplin dan lain-lain
• Untuk Kakitangan/Guru Mesti ditegaskan perkara-perkara berikut;
o • Bahan-bahan yang boleh diguna dan dipinjam
o • Jadual dan masa menggunakan dan meminjam bahan-bahan
o • Cara peminjaman dilakukan dan sebagainya.
• Sistem Pinjaman Bahan Buku (menggunakan Sistem Brown yakni kad biasa)
o • Pinjaman biasa
o • Pinjaman buku-buku 'red-spot'
o • Pinjaman berkelompok (bulk-loan) 5.9.1.2 Bahan Bukan Buku
o • Perlu ada suatu sistem pinjaman yang mudah tetapi sistematik untuk pinjaman 'hardware' • Perlu disediakan satui sistem pinjaman yang mudah untuk bahan bukan buku (software}
• Pengurusan Penggunaan Rancanga Radio/TV Pendidikan
o Pengurusan Penggunaan
 Penggunaan nota-nota guru dengan sebaik-baiknya
 Menyediakan bilik tayangan bagi mengikuti rancanagan TV/Tadio Pendidikan denga cara yang berkesan

7. Penutup
Jelas bahawa dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah PSS yang cekap, berkesan dan sistematik, piawaian adalah amat penting disediakan bagi memantapkan operasinya. Dengan adanya piawaian yang dicadangkan, pentadbir atau penyelaras PSS dapat menjalankan tugasnya dengan lebih sempurna dan lebih bersistematik. Bagaimanapun, piawaian bukanlah sesuatu yang muktamad. Perubahan akan berlaku dari masa ke semasa selaras denga perkembangan pendidikan. Piawaian yang disediakan perlu realistik dan boleh membawa sesebuah pusat sumber sekolah ke suatu tahap yang lebih realistik dan berupaya mencapai objektif yang ditetapkan. Seterusnya ia dapat meningkatkan prestasi akademik serta Falsafah Pendidikan Negara.